Zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego, stosunek najmu zawiązuje się na podstawie umowy, której stronami są wynajmujący i najemca. Wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, najemca – do zapłaty wynajmującemu ustalonego czynszu.
Punktem wyjścia do analizy elementów umowy najmu jest jej forma. Należy zauważyć, że zgodnie z regulacjami prawnymi umowa najmu powinnam zostać zawarta na piśmie. Co prawda, może zostać ona również zawarta w formie ustnej, jednak zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego (dalej K.c.), jeśli najem lokalu użytkowego ma trwać dłużej niż rok, umowa powinna zostać zawarta na piśmie, ponieważ brak tej formy powoduje domniemanie zawarcia umowy na czas nieokreślony. Ponadto forma pisemna jest preferowana z uwagi na zwiększoną pewność obrotu oraz ochronę interesów strony dochodzącej swoich praw wynikających z przepisów prawa.
Jeżeli postanowimy zawrzeć umowę na piśmie, musimy pamiętać o zawarciu w niej elementów, które zapewnią nam satysfakcjonujący rezultat w postaci zawiązania bezpiecznego stosunku najmu oraz zabezpieczą nas w razie sporu pomiędzy stronami.
W umowie najmu – podobnie, jak w każdej innej umowie – na początku należy określić datę oraz miejsce jej zawarcia. Kolejnym elementem umowy jest określenie stron mających być uczestnikami stosunku najmu. Wynajmujący najczęściej jest właścicielem rzeczy, jednak nie ma przeszkód aby był jej dzierżawcą lub najemcą.
Kolejnym elementem jest jak najdokładniejsze określenie przedmiotu najmu. Jest to element konieczny, którego brak powoduje nieważność czynności prawnej. W umowie powinno się precyzyjnie określić lokal będący przedmiotem umowy, jego metraż, stan prawny, adres, dane wynikające z księgi wieczystej i przeznaczenie. Ponadto do umowy powinno dołączyć się dokumentację zapewniającą, że lokal spełnia normy BHP oraz przeciwpożarowe oraz potwierdzającą dopuszczenie lokalu do użytkowania. W umowie należy również umieścić jednoznaczny termin wydania przedmiotu najmu najemcy.
Kolejnym elementem koniecznym jest określenie wysokości czynszu, który najemca ma płacić na rzecz wynajmującego. W umowie należy określić również termin i sposób dokonywania płatności. Czynsz może być oznaczony w pieniądzu lub w innym świadczeniu niepieniężnym, jednak jak pokazuje praktyka częściej wybieraną formą czynszu jest pieniądz. Jeżeli termin płatności nie został oznaczony w umowie, czynsz powinien być płatny z góry. Należy również pamiętać o możliwości zawarcia w umowie klauzuli walidacyjnej dotyczącej wysokości czynszu, tego jak często może być ona przeprowadzana i według jakich kryteriów.
Ustalenia dotyczące czynszu są o tyle ważne, że bez nich umowa nie będzie mogła zostać zakwalifikowana jako umowa najmu, nawet mimo nazwania ją przez strony umową najmu. Przykładowo nieokreślenie wysokości czynszu doprowadzi do zakwalifikowania jej jako umowy użyczenia, która podlega innym regulacjom prawnym niż umowa najmu. Należy pamiętać, że przy interpretacji umowy nie bierze się pod uwagę tylko jej dosłownego brzmienia, ważniejszym aspektem, który podlega interpretacji jest treść umowy i cel jaki ma spełnić.
Strony powinny określić również czas trwaniu stosunku najmu – czy umowa zawierana jest na czas określony czy nieokreślony. Należy pamiętać, że dla najemcy korzystniejsze jest zawarcie umowy najmu na czas określony, z uwagi na to, że taką umowę trudniej jest wypowiedzieć, chyba, że klauzula dotycząca wypowiedzenia zostanie oddzielnie zawarta w umowie.
W umowie powinno się również znaleźć określenie uprawnień i obowiązków stron stosunku najmu. Zasadą jest, że powierzchnia wynajmowana wyłącznie na użytek najemcy jest przez niego modernizowana. Natomiast części wspólne budynku, w którym wynajmowany jest lokal użytkowy znajdują się we właściwości wynajmującego. Generalnie, jeżeli strony nie ustanowią kto odpowiada za jakie prace modernizacyjne albo naprawy, kwestię tę będzie regulował art. 681 K.c. Warto jednak pamiętać występując z pozycji najemcy, aby zastrzec, że wszelkie naprawy, które w sposób istotny ograniczają możliwość wynajmowania lokalu zgodnie z przeznaczeniem obciążają wynajmującego.
W zależności od poziomu profesjonalizmu stron oraz przedmiotu najmu, umowa może zawierać więcej specjalistycznych klauzul mających na celu wzmocnienie ochrony interesów wynajmującego, jak i najemcy. Do takich klauzul możemy m.in. zaliczyć klauzule dotyczące warunku od którego można uzależnić powstanie lub ustanie stosunku prawnego, cesji uprawnień jednej ze stron na osoby trzecie, klauzul dotyczących ubezpieczenia lub kary umownej.